Por meio da Resolução n.º 324/2020 do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), com texto aprovado por unanimidade no último dia 23, o Poder Judiciário avança no Programa Nacional de Gestão Documental e Memória (Proname), antes objeto da Recomendação n.º 37/2011.

A nova resolução converte em determinação as antigas recomendações do Programa, instituindo diretrizes de gestão de memória e de gestão documental no âmbito do Judiciário, a serem adotadas pelos tribunais no prazo de 12 meses. Além de determinar que elaborem ou adequem seus instrumentos internos à nova regulamentação, o normativo impõe que, sob a coordenação do CNJ, os órgãos promovam a interoperabilidade dos sistemas de gestão documental e da memória.

 Resultado da gestão do ministro Dias Toffoli na presidência do CNJ (iniciada ao final de 2018) e do trabalho do novo grupo à frente do Comitê do Proname em aproximadamente um ano, foi possível editar o novo texto que ora é aprovado por aquele Conselho Superior, representando um marco na gestão da memória das organizações do Judiciário.

Importante destacar que, além de regulamentar o Proname, a resolução define novas atribuições e composição mínima das Comissões Permanentes de Avaliação Documental (CPADs) dos tribunais, bem como estabelece regras e procedimentos a serem observados nas fases de avaliação e destinação documental, na gestão de documentos digitais e na conversão do suporte de informação (a exemplo da digitalização de documentos e processos físicos para o meio eletrônico). Também determina princípios e diretrizes a serem seguidos para a gestão da memória do Poder Judiciário, determinando que os tribunais criem Comissão de Gestão da Memória com composição e atribuições específicas previstas na resolução, e, ainda, instituam ambientes físico e virtual de preservação e divulgação de informações relacionadas à memória (produzidas ou custodiadas pelo órgão), a exemplo de Museu, Memorial ou Centro de Memória, com veiculação permanente em área própria no sítio eletrônico da organização.

Como diretriz tecnológica, a norma impõe que os sistemas digitais para gestão documental devam conter módulos específicos abrangendo, no mínimo, plano de classificação e tabela de temporalidade, além de servirem como repositório arquivístico digital confiável, seguindo conjunto de Diretrizes para a Implementação de Repositórios Arquivísticos Digitais (RDC-Arq), do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq). Com o fim de manter os dados em padrões de preservação digital e de acesso em longo prazo, esses sistemas devem ser desenvolvidos com software livre, gratuito e de código aberto.

De acordo com o Núcleo do Centro de Memória, unidade vinculada à Escola Judiciária Eleitoral do RN, a nova política instituída pelo CNJ requer alinhamento entre as áreas de gestão documental, memória e tecnologia da informação, com vistas ao atendimento das disposições no prazo determinado.

Fonte: https://www.cnj.jus.br/politica-nacional-define-gestao-documental-e-da-memoria-do-poder-judiciario/