Nesta segunda-feira (07), a Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD) reuniu-se com representantes das secretarias e demais unidades do Tribunal Regional Eleitoral do Rio Grande do Norte (TRE-RN) para apresentar as ações da comissão e tratar de temas relacionados à gestão documental. A pauta incluiu os procedimentos de classificação, a tabela de temporalidade e o descarte de documentos.

A abertura do encontro foi conduzida pela presidenta do TRE-RN, desembargadora Lourdes Azêvedo; pelo presidente da CPAD, João Pordeus; e pela juíza auxiliar da presidência, Ana Paula Barbosa.

No início da reunião, foi apresentado um panorama das atividades realizadas pela comissão, como a análise de editais e termos de eliminação de documentos oriundos das zonas eleitorais, além do desenvolvimento de instrumentos alinhados às recomendações da Auditoria do Tribunal e à Resolução CNJ nº 324/2020.

Outro ponto apresentado foi a construção de uma nova ferramenta de apoio ao descarte documental, desenvolvida com o auxílio de inteligência artificial para tornar mais clara a descrição das funções e otimizar os processos nas unidades.

“A proteção dos dados e o tratamento adequado dos documentos são fundamentais e vêm ganhando importância nas instituições públicas. Esse trabalho contribui diretamente para o aprimoramento dos processos internos e para metas, como o Prêmio CNJ de Qualidade.”, destacou o juiz João Pordeus. 

Nova ferramenta de apoio ao descarte

Em um segundo momento, a reunião foi dedicada a falar da nova planilha de controle, apresentada por Osmar Fernandes, coordenador de Sistemas Corporativos (COSIS), e Eduardo Raquel, chefe da Seção de Documentação e Protocolo (SDP). A planilha foi pensada para padronizar o processo de descarte documental em todas as unidades, centralizando as informações de forma colaborativa e segura.

O modelo apresentado contempla a integração de dois instrumentos principais: o Plano de Classificação de Documentos (PCD) e a Tabela de Temporalidade Documental (TTD). Com o apoio de inteligência artificial, a ferramenta permite identificar descrições de documentos com mais clareza, facilitando a triagem e seleção para fins de arquivamento ou descarte.

Além disso, a planilha possibilita que cada unidade acompanhe o fluxo de descarte de forma contínua, com campos para atualização das informações pendentes, controle por tipo documental e etapas de autorização. A expectativa é que o uso da ferramenta otimize os prazos, reduza retrabalho e torne o processo mais transparente.