Revogada pela Resolução n.º 6, de 24 de maio de 2011

Aprova o Programa de Gestão Documental do Tribunal Regional Eleitoral do Rio Grande do Norte.

O TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO RIO GRANDE DO NORTE, no uso de suas atribuições legais e regimentais, que lhe são conferidas pelo art. 17, XIV, da Resolução n.º 08, de 28 de fevereiro de 2008, que aprovou o Regimento Interno deste Regional, e

Considerando o que determina a Lei n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que determina que é dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação;

Considerando a insuficiência de espaço físico para arquivar documentos produzidos e recebidos pelas unidades da Justiça Eleitoral deste Estado;

Considerando a Resolução n.º 14/2002, do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados,

RESOLVE:

Art. 1º Aprovar o Programa de Gestão Documental, composto pelo Plano de Classificação de Documentos e pela Tabela de Temporalidade Documental, no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral do Estado do Rio Grande do Norte.

§ 1º Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento da documentação em fase corrente e intermediária, visando o acesso aos documentos, a eliminação ou recolhimento destes para guarda permanente.

§ 2º A gestão de documentos e a digitalização documental são de competência da Coordenadoria de Gestão da Informação, especialmente da unidade de arquivo, a qual é responsável pela avaliação documental, pela organização do acervo arquivístico e pelo acesso aos documentos sob sua guarda.

§ 3º Para os efeitos desta Resolução, consideram-se documentos todos aqueles produzidos e recebidos pela Secretaria do Tribunal e Zonas Eleitorais na execução das atividades administrativas e de apoio especializado.

§ 4º. Para fins de arquivamento, os documentos deste Tribunal e das Zonas Eleitorais classificam-se em:

I – correntes, assim entendidos os que estejam em curso, ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes;

II – intermediários os que não sendo de uso freqüente, por razões de interesse administrativo, aguardam eliminação ou recolhimento para guarda permanente;

III – permanentes os de conteúdo de valor histórico, probatório e informativo que devam ser definitivamente preservados.

§ 5º. Os documentos de guarda permanente deste Tribunal e das Zonas Eleitorais integram o fundo histórico da Justiça Eleitoral e deverão ser preservados adequadamente.

Art. 2º São condições essenciais para a Gestão de Documentos deste Tribunal e das Zonas Eleitorais:

I – a padronização dos atos oficiais e demais documentos adotados na comunicação institucional;

II – a utilização do Plano de Classificação de Documentos e da Tabela de Temporalidade Documental;

III – a adoção do programa de digitalização de documentos;

IV – avaliação documental orientada à preservação das informações;

V - indispensáveis à administração desta Justiça Especializada e essenciais à cidadania e à memória eleitoral;

VI – racionalização na produção de documentos;

VII – adoção de cronograma de transferência e de recolhimento de documentos para as unidades de arquivo intermediário e permanente;

VIII – capacitação dos servidores envolvidos.

Art. 3º Compete à Seção de Arquivo e às Zonas Eleitorais analisar, classificar, arquivar e desarquivar os documentos que se encontram na fase intermediária e permanente, sob a sua guarda.

§ 1º A gestão do arquivo corrente é de competência das respectivas unidades e zonas eleitorais que produzem e recebem esses documentos.

§ 2º A Seção de Arquivo é a responsável pelo arquivamento intermediário e permanente dos documentos da Secretaria do Tribunal e da Corregedoria Regional Eleitoral.

Art. 4º São considerados documentos permanentes deste Tribunal:

I – Resoluções, Acórdãos e Instruções emanadas da Corte Eleitoral;

II – Atas das Sessões Plenárias;

III – Portarias da Presidência e da Diretoria-Geral;

IV – Registros de fatos importantes para a história da Justiça Eleitoral no Rio Grande do Norte;

V – Publicações oficiais do Tribunal como livros, revistas, jornais, peças publicitárias institucionais, relatórios de gestão, dentre outros;

VI – Documentos relativos às solenidades e eventos realizados pelo Tribunal, constantes de registros fotográficos, CDs, DVDs, fitas VHS ou outra mídia.

Art. 5º A Comissão Permanente de Avaliação Documental será composta pelo Coordenador de Gestão da Informação, pelo Chefe da Seção de Arquivo, um  Bibliotecário, e por servidores ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliação, entre estes, um representante de cada Secretaria, um da Diretoria Geral, um da Corregedoria Regional Eleitoral e um de uma Zona Eleitoral da Capital e outro do Interior.

§ 1º Compete à Comissão Permanente de Avaliação Documental decidir, mediante prévia manifestação do Diretor-Geral:

I – quanto à alteração do Plano de Classificação de Documentos e da Tabela de Temporalidade Documental;

II – quanto ao sigilo de documentos destinados ao arquivo central, seu grau e tempo de duração, bem como cargos/funções ou áreas com permissão de acesso;

III – quanto ao descarte de documentos com base na Tabela de Temporalidade Documental, por iniciativa própria ou por sugestão das unidades administrativas do Tribunal ou das Zonas Eleitorais.

§ 2º Compete, ainda, à Comissão Permanente de Avaliação Documental:

I – propor regras de manutenção do acervo e de modernização e automatização dos arquivos setoriais e central;

II – orientar a aplicação da Tabela e dirimir possíveis dúvidas;

III – proceder à avaliação do valor legal dos documentos do arquivo e orientar o processo de seleção de documentos;

IV – aprovar o Termo de Eliminação de Documento elaborado pela unidade de arquivo do Tribunal;

V – acompanhar os procedimentos necessários para a efetiva eliminação dos documentos contemplados no Termo de Eliminação;

VI – propor a criação de Grupos Regionais de Gestão de Documentos no âmbito das Zonas Eleitorais, devendo para a composição serem observados, dentre outros, os seguintes critérios:

a) os servidores escolhidos serão preferencialmente os que tenham amplo conhecimento do acervo de documentos da Zona Eleitoral;

b) a escolha deverá recair em servidores de Zonas Eleitorais próximas entre si.

Art. 6º A Comissão Permanente de Avaliação Documental reunir-se-á ordinariamente uma vez por ano para proceder à revisão periódica do Plano e Tabela ora aprovados, devendo ainda reunir-se extraordinariamente a qualquer tempo, quando convocada pelo Presidente, Secretário ou metade de seus membros.

Parágrafo único. A aprovação das alterações de que trata o caput deste artigo constará em ata a ser publicada na imprensa oficial.

Art. 7º O descarte dos documentos da fase corrente será realizado pela respectiva unidade, em conjunto com a Comissão Ambiental, de acordo com o prazo estabelecido pela Tabela de Temporalidade Documental deste Tribunal.

Art. 8º A Seção de Arquivo do Tribunal é a responsável pelo descarte dos documentos que se encontrem na fase intermediária, com a colaboração da Comissão Ambiental, devendo, para tanto, publicar edital na imprensa oficial deste Tribunal, constante do anexo II.

Parágrafo único. O edital de que trata o caput deste artigo deverá conter a relação do conjunto documental a ser eliminado e fixar o prazo mínimo de sessenta dias para eventual retirada de documentos pela parte interessada.

Art. 9º Os documentos desprovidos de valor histórico ou informativo deverão ser eliminados por meio de reciclagem, em ação conjunta com a Comissão Ambiental deste Tribunal.

Art. 10. Nenhum documento de arquivo do Tribunal poderá ser eliminado ou encaminhado para arquivamento intermediário ou permanente sem que haja tal previsão na Tabela de Temporalidade Documental.

Art.11. Aremessa de documentos para arquivamento intermediário ou permanente precede de formalização, por meio de Termo de Transferência ou Recolhimento de Documentos.

Art. 12. O recolhimento dos processos administrativos e judiciais para arquivamento intermediário ou permanente dar-se-á após a conferência das peças que os compõem e a lavratura dos respectivos Termos de Arquivamento, constante do anexo IV.

Art.13. Aeliminação de documentos dar-se-á por fragmentação manual ou mecânica, de modo que inviabilize a recuperação das informações neles existentes e deverá ser formalizado por meio da lavratura do Termo de Eliminação de Documentos, constante do anexo III.

Art. 14. Integram o Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade Documental (anexo I) os modelos de etiquetas, que deverão constar nas caixas de arquivo e pastas AZ deste Tribunal, constantes dos anexos V e VI .

Art.15. Apartir da publicação desta Resolução, quaisquer interessados poderão, no prazo de 45 (quarenta e cinco) dias, manifestar-se quanto ao teor da referida tabela, requerendo o que for de direito.

§ 1º Os requerimentos de que trata o caput deste artigo serão decididos pela Presidência do Tribunal no prazo de 10 (dez) dias.

§ 2º Decorridos os prazos de que trata este artigo, a tabela será aplicada.

Art.16. AComissão Permanente de Avaliação deverá, no prazo de um ano, contado da publicação desta Resolução, complementar a Tabela de Temporalidade Documental com os dados relativos aos documentos sob a responsibilidade de guarda das zonas eleitorais deste Estado.

Parágrafo único. A Comissão de que trata o caput poderá solicitar ao Diretor-Geral a designação de servidores pertencentes aos cartórios eleitorais, para auxiliar nos trabalhos de identificação dos documentos e processos que devem constar do Plano de Classificação de Documentos e da Tabela de Temporalidade Documental deste Tribunal.

Art. 17. O descarte de documentos e processos somente deverá ocorrer após a capacitação dos servidores das unidades envolvidas.

Art. 18. O Diretor-Geral poderá expedir ordem de serviço para revisão dos prazos e para a inclusão de documentos e processos na Tabela de Temporalidade Documental.

Art. 19. Os casos omissos serão resolvidos pelo Diretor-Geral.

Art. 20. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

Sala das Sessões, Natal, 02 de setembro de 2010.

Desembargador Expedito Ferreira

Presidente

Desembargador Saraiva Sobrinho

Vice-Presidente e Corregedor Regional Eleitoral

Juiz Marco Bruno Miranda

Juiz Ricardo Procópio

Juiz Ricardo Moura

Juiz Marcos A. da Silveira Martins Duarte

Juiz Fábio Hollanda

Doutor Ronaldo Sérgio Chaves Fernandes

Procurador Regional Eleitoral